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많은 기업들이 여전히 출퇴근, 연차, 자산 등 인사·총무 데이터를 수기로 관리하고 있습니다.
특히 직원 수가 50인 미만이거나 조직이 빠르게 성장 중인 경우, 시스템 도입이 늦어지고 엑셀이나 종이로 업무를 이어가는 일이 많은데요. 하지만 수기 관리는 업무 누락이나 기록 분실, 법적 리스크로 이어질 수 있어 주의가 필요합니다.
이 글에서는 인사·총무팀이 꼭 점검해야 할 수기 관리 체크리스트와, 디지털화로 어떻게 리스크를 줄이고 업무를 효율화할 수 있는지 알려드려요!
여러 현장이나 지점에서 일하는 직원이 많아질수록, 기존 지문 인식기나 엑셀 기반 출퇴근 기록은 오류와 혼란이 생기기 쉽습니다. 외근 중에는 기록 자체가 어려울 수 있고, 근무 시간대가 다른 여러 현장을 하나의 엑셀 파일로 통합해 관리하는 것도 번거로운데요.
이런 상황에서 중요한 건, 우리 조직의 출퇴근 기록이 법적 기준에 맞게, 그리고 실제 근무 형태를 반영해 제대로 관리되고 있는지 점검하는 일입니다. 아래 체크리스트를 참고해 현재 우리 방식이 안전한지 점검해보세요!
✅ 수기 출퇴근 관리 시 체크리스트
📍법적 포인트: 주 52시간제, 휴게시간 포함 여부, 초과근로 동의 여부 등도 함께 관리해야 합니다. 수기로는 일일이 확인하기 어렵고, 미준수 시 근로감독 대상이 될 수 있어요.
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연차는 단순한 휴가가 아니라 법으로 보장된 유급휴가입니다.
하지만 아직도 많은 기업들이 엑셀이나 수기로 연차를 관리하고 있어, 사용 누락, 소멸 시점 혼동, 촉진 절차 미이행 등 다양한 리스크에 노출되고 있습니다.
그렇다면 지금 우리 회사의 연차 관리 체계는 이런 법적 기준과 리스크를 감당할 수 있을 만큼 체계적인지, 아래 항목으로 점검해보세요.
✅ 수기 연차 관리 시 체크리스트
📍법적 포인트: 연차 사용기록은 근로기준법상 법정 서류로, 미기록 시 사용자 책임이 발생할 수 있습니다. 또한 연차 사용촉진을 이행하지 않으면 금전보상 의무가 생기므로, 모든 절차를 문서로 남겨야 합니다.
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노트북, 키보드, 모바일폰 같은 IT 자산부터 사무용 비품, 라이선스까지. 자산은 많아지는데, 여전히 엑셀 파일을 열어 하나씩 확인하고 계신가요?
부서 이동 시 반납이 누락되거나, 실물은 있는데 기록은 없고, 실제로 누가 어떤 자산을 쓰고 있는지 파악조차 어려운 경우가 많습니다.
기록 누락은 자산 분실이나 이중 구매로 이어지고, 때로는 책임 소재가 불명확해지는 상황도 발생합니다. 지금의 자산 관리 방식이 얼마나 정확하고 효율적인지 아래 항목으로 점검해보세요!
✅ 수기 자산 관리 시 체크리스트
📍 법적 포인트: 공공기관이나 수탁사업의 경우, 자산 등록·반납 이력 보관이 필수입니다. 또한 자산 분실 시 책임소재를 명확히 하기 위해 정기 점검과 이력 관리가 필요해요!
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출퇴근, 연차, 자산처럼 반복적이고 중요한 운영 정보일수록 수기 관리에는 한계가 있고, 그만큼 놓치기 쉬운 리스크도 많습니다.
지금 우리 조직은 얼마나 체계적으로 관리되고 있을까요? 위 체크리스트를 하나씩 점검해보며, 디지털 전환의 시작점을 찾아보세요.
