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탈엑셀은 단순히 엑셀을 다른 툴로 바꾸는 일이 아닙니다. 매장과 본사가 정보를 어떻게 공유하고, 누가 무엇을 확인할 것인지 운영 방식을 다시 정리하는 과정입니다.
이 글에서는 매장 운영에서 발생하는 엑셀 관리의 문제점과 탈엑셀을 시작할 때 고려해야 할 사항을 정리해보겠습니다.
엑셀은 여전히 많은 기업에서 사용하는 익숙한 업무 도구입니다. 별도의 시스템을 도입하지 않아도 바로 사용할 수 있다는 장점도 있습니다. 문제는 익숙하고 편리하기 때문에 오히려 관리 방식의 문제점이 잘 드러나지 않는다는 것입니다.
키먼즈넷이 2025년에 실시한 조사에서는 탈엑셀에 “착수하지 못했다”고 답한 기업이 65.8%에 달했습니다. 특히 특정 담당자에게 업무가 의존되거나, 데이터와 업무 방식이 외부에서 파악하기 어려운 상태가 되는 것이 주요 문제로 지적됐습니다.
최신 파일이 무엇인지 알기 어렵거나, 특정 담당자만 파일을 수정할 수 있거나, 실수로 기존 내용을 덮어쓰는 일 등이 대표적입니다. 소규모 조직에서는 크게 문제가 되지 않을 수 있지만, 매장 수와 담당자가 늘어날수록 이런 문제가 누적되기 쉽습니다.
야요이가 2025년에 실시한 조사에서는 중소기업의 근태·노무관리 문제로 ‘계산·입력 오류 및 누락’을 꼽은 응답이 26.1%에 달했습니다.
하나의 오류는 작아 보이지만, 이를 확인하고 수정하는 과정에서 추가 업무가 발생합니다. 여러 매장과 담당자가 함께 업무를 진행할수록 이러한 부담은 더욱 커집니다.
오픈 전 점검, 매출 보고, 재고 확인 등 매일 발생하는 업무를 엑셀로 관리하면 정보가 직원 개인의 PC, 공유 폴더, 이메일 첨부파일 등 여러 곳에 흩어지기 쉽습니다. 본사에서 전체 매장의 상황을 확인하려면 매장별 파일을 하나씩 열어봐야 합니다.
어느 매장이 보고를 완료했고, 어느 매장이 아직 제출하지 않았는지 확인하는 것만으로도 시간이 걸리는 것입니다. 이런 상황이 반복되면 확인 누락이나 대응 지연으로 이어질 수 있습니다.
특정 담당자가 직접 만든 매크로나 VBA를 사용하고 있지만 그 작동 방식이 문서화되어 있지 않다면, 담당자의 퇴사나 이동 이후 “이 파일이 어떻게 작동하는지 아무도 모르는” 상황이 발생할 수 있습니다.
파일 구조나 입력 방식이 특정 담당자의 경험과 습관에 의존하는 경우도 마찬가지입니다.
“그 사람이 없으면 업무를 진행하기 어려운 구조”는 매장 운영의 표준화와 안정성을 떨어뜨리는 요인이 됩니다.
현장에서는 “어제 수정했어요”, “이미 처리했어요”라고 이야기하지만 본사가 가지고 있는 엑셀에는 아직 반영되지 않은 경우도 있습니다.
이처럼 정보가 실시간으로 맞춰지지 않으면 보고를 다시 받고, 내용을 재확인하는 과정이 반복됩니다.
정확한 현황을 파악하지 못한 상태에서 본사가 판단하면 지시가 엇갈리거나 같은 업무를 중복해서 처리하는 문제로 이어질 수도 있습니다.
▪︎ 현장 직원: 입력과 확인에 드는 시간을 줄일 수 있어요!
현장 직원에게 필요한 것은 단순히 입력 기능만이 아닙니다. “어디에 입력해야 하지?”, “입력한 내용을 어떻게 전달하지?”와 같은 판단과 공유 과정에서도 시간이 소요됩니다.
업무를 시스템에서 바로 배정하고, 완료 여부까지 현장에서 처리할 수 있도록 하면 입력과 공유를 위해 발생하는 불필요한 왕복을 줄이고 누락도 예방하기 쉬워집니다.
▪︎ 점장·SV: 여러 매장의 상황을 한눈에 확인할 수 있어요!
매장마다 별도의 파일을 사용하면 SV가 여러 매장을 관리할 때 최신 상황을 확인하는 데 시간이 걸립니다.
각 매장의 진행 상황, 점검 여부, 미완료 업무 등을 한곳에서 확인할 수 있다면 방문 전에 현황을 파악하고 우선적으로 확인해야 할 매장을 정하기도 쉬워집니다.
▪︎ 본사: 매장 운영을 표준화하고 재현할 수 있어요!
업무 양식과 절차를 시스템에서 통일하면 매장마다 같은 기준으로 업무를 기록하고 확인할 수 있습니다.
신규 매장을 오픈할 때도 기존 운영 방식을 그대로 적용할 수 있어, 특정 담당자의 경험에 의존하지 않고 일관된 매장 운영 체계를 만드는 데 도움이 됩니다.
먼저 어떤 업무를 엑셀로 관리하고 있는지 정리합니다.
근태관리, 스케줄 작성, 점검 기록, 매출 보고, 업무 배정 등 업무별 사용 빈도와 담당자 수, 현재 발생하는 문제를 함께 정리해보는 것이 좋습니다.
모든 업무를 한 번에 바꾸려고 하면 현장의 부담이 커질 수 있습니다.
먼저 사용 빈도가 높고, 여러 사람이 관여하며, 정보의 최신성이 중요한 업무부터 전환해보세요. 변화가 필요한 업무부터 단계적으로 바꾸면 현장에서도 효과를 체감하기 쉽습니다.
아무리 좋은 시스템이라도 현장에서 사용하기 어렵다면 정착하기 어렵습니다.
특히 다음과 같은 기준을 확인해보는 것이 좋습니다.
현장에서 매일 사용하는 업무일수록 ‘기능이 많은가’보다 ‘직원이 실제로 쉽게 사용할 수 있는가’를 우선해서 살펴보는 것이 중요합니다.
매장마다 별도의 엑셀 파일로 출퇴근 기록을 관리하면 본사에서 여러 매장의 근태 데이터를 다시 취합하고 확인해야 합니다.
샤플의 출퇴근 기능을 활용하면 직원이 앱에서 출퇴근을 기록하고, 관리자는 매장별 근태 현황을 한곳에서 확인할 수 있습니다.
GPS·QR 인증 등을 활용해 실제 근무 장소에서의 출퇴근을 확인할 수 있으며, 축적된 근태 데이터는 필요한 형태로 다운로드할 수 있어 매장별 파일을 일일이 취합하는 부담을 줄이는 데 도움이 됩니다.
매장별로 엑셀 스케줄표를 만들어 공유하면 직원이나 근무 시간이 변경될 때마다 파일을 수정하고 다시 전달해야 합니다.
샤플의 스케줄 기능에서는 직원별 근무 일정을 한곳에서 관리할 수 있으며, 반복되는 근무 패턴은 템플릿으로 등록해 활용할 수 있습니다.
매장별로 흩어져 있던 스케줄 정보를 한곳에서 관리하면 일정 작성과 변경 사항을 공유하는 과정도 간소화할 수 있습니다.
오픈 전 점검이나 일일보고를 엑셀로 작성해 매장별 파일이나 메신저로 제출하면 매장마다 보고 양식이 달라지거나, 제출 여부를 하나씩 확인해야 하는 문제가 생길 수 있습니다.
샤플의 보고서 기능을 활용하면 필요한 항목으로 매장 공통의 보고 양식을 만들고, 현장에서 작성한 내용을 바로 제출할 수 있습니다.
제출된 리포트는 한곳에서 확인하고 관리할 수 있어 매장별 엑셀 파일을 모아 내용을 다시 확인하는 수고를 줄이는 데 도움이 됩니다.
업무 매뉴얼, 매장 운영 공지, 개선 아이디어 등이 엑셀 파일이나 메신저에 흩어져 있으면 필요한 정보를 다시 찾는 데 시간이 걸립니다.
샤플의 게시판을 활용하면 업무 주제별로 게시물을 작성하고 구성원과 공유하며, 필요한 정보를 한곳에 축적할 수 있습니다.
개인 PC에 저장된 파일이나 메신저 대화에 의존하는 정보 공유를 줄이고, 매장과 본사가 같은 정보를 확인할 수 있는 환경을 만드는 데 도움이 됩니다.
A. 전환 직후에는 새로운 사용법을 익히는 과정에서 일시적인 부담이 발생할 수 있습니다. 다만 일상적인 입력과 확인이 간단한 툴을 선택하면 정착 후에는 오히려 반복 업무를 줄이기 쉬워집니다.
특히 현장 직원이 스마트폰으로 직관적으로 사용할 수 있는지는 시스템 정착에 중요한 기준입니다.
A. 그렇지는 않습니다.
분석, 계산, 일회성 집계처럼 엑셀이 강점을 가진 업무에는 계속 활용해도 됩니다.
중요한 것은 매일 반복되는 현장 기록·보고·업무 관리까지 엑셀에 의존하지 않는 것입니다.
A. 프로젝트 관리, 채팅, 문서 공유 등 범용 툴은 다양한 업무에 활용할 수 있습니다. 하지만 스케줄, 근태, 현장 보고처럼 매장 운영에 특화된 업무를 관리하려면 별도의 설정이나 조합이 필요할 수 있습니다.
반면 매장 운영 특화 툴은 현장에서 반복되는 업무 흐름을 고려해 설계되어 있어 초기 설정과 현장 교육에 필요한 부담을 줄이기 쉽습니다.
샤플(Shopl)은 매장 운영에 필요한 업무를 기능별로 관리하고, 엑셀과 개별 파일, 메신저 등에 흩어져 있던 정보를 한 곳에서 확인할 수 있도록 지원합니다. 이를 통해 현장과 본사가 같은 정보를 기준으로 매장 운영 현황을 확인하고 관리하는 환경을 만들 수 있습니다.
여러 매장의 운영 현황을 간편하고 체계적으로 관리하고 싶다면, 샤플을 활용해 보세요!
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