주 52시간 근무제 도입 이후로 기업의 인사담당자나 관리자는 근로자의 출퇴근 시간을 정확하게 관리해야 하는 부담이 늘었는데요. 근로기준법상 임금명세서에 근로 시간도 정확하게 명시를 해야 하기 때문에 출퇴근 기록과 관리가 더욱 중요 해졌습니다.
코로나 이후로는 재택근무라는 문화가 정착하면서 비대면 근무의 경우 관리자가 출퇴근 현황을 알기 어려운 상황 이 되었죠. 사무직이 아닌 현장에 파견되거나 혹은 정해진 근무지가 없는 영업직처럼 외근이 더 많은 경우에도 출퇴근을 파악하고 관리하는 게 여전히 쉽지 않습니다.
이런 상황에서 각 기업의 관리자분들은 엑셀부터 지문 인식기, 모바일 앱 등 다양한 방법을 시도하고 계신데요. 오늘은 여러 가지 출퇴근 기록 방법의 종류를 알아보고 어떤 장단점이 있는지 비교 해 보겠습니다.
과연 우리 조직에는 어떤 방법이 적절한지 알아보세요!
구글 스프레드시트나 엑셀과 같은 프로그램을 사용하는 가장 쉬운 방식의 출퇴근 기록 입니다. 날짜, 시간, 출근 및 퇴근 시간 등을 기록하고 필요한 경우 계산식을 활용하여 근무 시간을 계산할 수 있습니다.
수기 방식의 엑셀은 출퇴근 기록이 데이터로 자동 업로드가 되지 않다 보니 누락이 발생하거나 데이터가 정확하지 않을 수 있다는 단점이 있습니다. 또한 관리자 입장에서는 직원이 휴가를 사용하거나 스케줄이 변경된다면 매번 시트를 비교하고 수정해야 한다는 번거로움이 있죠.
수기로 작성하다 보면 기록과 실제 근무 시간이 맞는지 실상을 알 수 없다는 큰 허점이 있습니다. 근무 시간은 임금과 직결된 부분이기 때문에 이런 수기 방식보다는 더 체계적이고 정확한 시스템을 추천드립니다.
많은 회사에서는 전자 출퇴근 시스템을 사용하고 있는데요. 출퇴근 시 출입문에 설치된 기기에 사원증을 찍거나 지문을 인증하는 방식 입니다. 이러한 시스템은 수기 방식보다는 정확한 기록을 보장하고, 관리자도 실시간으로 출퇴근 정보를 확인할 수 있는데요.
지문 인식기는 가장 직관적인 방법이지만, 출퇴근 기록을 수정하거나 확인하려면 해당 업체에 요청하거나 USB로 기록을 옮겨서 봐야 하기 때문에 인사담당자나 경영지원에서는 굉장히 번거로운 업무 이기도 합니다.
거기다 코로나 이후로 재택근무가 늘어난 기업이 많고, 업무 특성상 정해진 근무지가 아닌 외근이 잦은 영업직이나 파견직의 경우에는 출퇴근 기록에 공백이 발생 합니다. 결국 예외 케이스는 별도로 수기 관리하게 되는 것이죠.
이제는 모바일 앱을 통한 출퇴근 관리도 많아지는 추세입니다. 재택근무, 선택근무 등 유연근무의 형태가 다양해지면서 출퇴근 기록이나 현황 파악이 어려워 더 간편하고 정확한 방법이 필요하기 때문입니다.
WiFi 인증 방식은 근무지에 등록된 와이파이 리스트와 일치하는지 비교하여 출퇴근을 인증하는 방식 입니다. 요즘에는 공공시설이나 건물 주변에서도 인터넷을 많이 사용하기 때문에 간편하게 사용할 수 있습니다.
다만 외근이 많거나 현장직의 경우에는 정해진 인터넷 신호가 없기 때문에 적용하기 어려울 수 있다는 단점이 있습니다.
GPS 방식은 근로자의 위치를 인식하여 출퇴근을 기록하는 방식 인데요. GPS는 Wifi와 다르게 근로자의 위치를 기준으로 출퇴근을 인식하여 실시간 출퇴근 현황을 알 수 있습니다.
회사의 인터넷을 기준으로 인증하지 않기 때문에 외근이 있다거나 재택을 하는 경우에도 어디서 출퇴근을 했는지 알 수 있다는 장점 이 있습니다. 다만 근로지가 정해진 사무직의 경우에는 오히려 건물 내부나 층에 따라 인식이 어려울 수 있습니다.
회사의 규모와 산업의 특성에 따라 다르겠지만, 인사담당자나 경영지원팀에 추천하는 출퇴근 기록 방식은 모바일 앱을 사용하는 것입니다. 근로자에게도 간편하지만 결국 출퇴근 기록을 관리 측면에서 실시간으로 근태 파악이 가능하고 수기로 근무 시간을 계산하거나 수정해야 하는 번거로움이 훨씬 줄어들기 때문입니다.
하지만 모바일 앱의 WiFi와 GPS 방식은 기기만 있다면 대리로 출퇴근 인증이 가능하다는 단점이 있는데요. 실제 직원이 회사에 공기계를 두고 주변 동료나 상사를 대신해 출퇴근 기록을 하는 사례도 있었습니다. 잦은 지각하거나 이른 퇴근을 한 상황에도 서로가 봐주고 돌아가면서 부정 출퇴근을 한 것입니다.
때문에 모바일 앱이 간편하다는 큰 장점이 있지만 관리자나 사장님의 입장에서는 투명한 직원 관리는 어려울 수 있다는 점을 유의해야 합니다. 하지만 기술이 고도화되면서 모바일에서 본인 인증으로 출퇴근 기록이 가능해졌는데요. 안면 인증은 모바일의 장점을 가져가면서 실제 본인의 얼굴을 인식까지 해야지만 출퇴근 인증이 가능합니다. 기존의 WiFi/GPS 방식에서 일어났던 부정 출퇴근을 방지하여 투명한 직원 관리까지 할 수 있습니다.
샤플에서는 출퇴근 기록에 WiFi/GPS 방식과 투명한 직원 관리를 위한 안면 인식까지 지원합니다!
WiFi/GPS를 동시에 확인하기 때문에 건물 내에서 층까지 정확한 인식이 가능 합니다. 또한 본인의 얼굴을 인증해야지만 출퇴근 등록이 가능해 더 이상 부정 출퇴근을 걱정할 일도 없습니다.
재택, 외근 근무에도 실시간 출퇴근 현황을 알 수 있고, 연차나 반차 같은 휴가를 사용하는 경우에도 관리자는 앱에서 승인만 하면 자동으로 스케줄에 연동되니 번거로운 수정도 필요 없습니다.
이제 단순한 출퇴근 기록이 아닌 정확하고 투명한 직원 관리까지 신경 쓰는 진정한 근태 관리를 시작해 보세요!
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