Gestión de eventos sin estrés en la Lotte Concert Hall

Resumen

Con una agenda repleta de conciertos clásicos únicos y un equipo rotativo de empleados temporales, el LOTTE Concert Hall enfrentaba retos constantes en la coordinación de horarios, asistencia y comunicación.

Desde la implementación de Shopl, el equipo ha simplificado la gestión de turnos, automatizado los cambios de horario y obtenido visibilidad en tiempo real de la asistencia. Todo en una sola plataforma, lo que ha permitido jornadas operativas más fluidas y una mejor coordinación entre funciones.

“Gracias a Shopl, gestionamos decenas de eventos con horarios diferentes sin estrés. El personal sabe exactamente cuándo debe trabajar y ya no nos preocupan los retrasos.”

– So-min Park, Subdirectora, Equipo de Atención en Escenarios, Lotte Concert Hall -

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Retos

• Horarios irregulares y alta rotación de personal: Cada concierto tenía diferentes horarios, duraciones y necesidades de personal. Los horarios se gestionaban manualmente, generando confusión y demoras.
• Cambios de turno engorrosos: Modificar horarios implicaba pasar la información por varios responsables, lo que hacía el proceso lento y propenso a errores.
• Sin control de asistencia en tiempo real: Antes de cada función no había forma de saber quién había llegado hasta que el personal se presentaba físicamente, dificultando las reuniones previas.

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Solución

1. Plantillas de horario adaptables a cada función

Con Shopl, el equipo crea plantillas reutilizables ajustadas a cada evento. Las horas de entrada se configuran según cada concierto y se comparten directamente con el personal vía app. Además, los gestores pueden añadir notas para asegurar que todos estén al tanto.

2. Cambios de turno simples desde la app

Los empleados temporales ahora solicitan cambios de horario directamente desde Shopl. Los responsables aprueban o rechazan desde la misma app, y las actualizaciones se notifican en tiempo real, evitando malentendidos.

3. Seguimiento de asistencia en vivo antes del evento

Antes de abrir la taquilla, los gestores pueden verificar quién ha fichado sin esperar a que lleguen todos. Si alguien se retrasa, pueden contactarlo por mensaje o llamada directamente desde la app. Esto permite dedicar más tiempo a preparar al equipo.

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Resultados

• 100% del personal de taquilla gestionado con plantillas móviles
• 80% menos tiempo en la gestión de cambios de turno
• Mayor coordinación gracias al control de asistencia en tiempo real
• Preparación previa a los eventos más ágil y sin retrasos innecesarios

“Necesitábamos una herramienta simple e intuitiva, y Shopl nos ofreció justo eso. Usamos solo las funciones que necesitamos, ideal para nuestro equipo de temporales.”

– So-min Park, Subdirectora, Equipo de Atención en Escenarios, Lotte Concert Hall -